Зошто советите за продуктивност не им помагаат на МСП (и што навистина носи резултат)

Основач чувствува дека компанијата е бавна, па купува алатка. Или го притиска тимот да работи повеќе. По шест недели ништо не се сменило навистина - алатката е наполу искористена, тимот е уморен, а тесното грло е точно таму каде што беше. Ако тоа ви звучи познато, не е зашто сте ја избрале погрешната апликација. Туку зашто речиси сите совети за продуктивност почнуваат од погрешно место.

На тркалезната маса за продуктивност Not So Small Talk на Bloomberg Adria, Наташа Размоска го кажа тоа едноставно: „Продуктивноста е резултат на синергијата меѓу процесите, луѓето и технологијата. Тоа се трите клучни елементи во секоја организација и мора да бидат во рамнотежа. Ако еден од нив запне, се појавуваат проблеми низ целата организација - работата се забавува, се провлекуваат грешки, продуктивноста паѓа.“

Тоа е новиот агол на гледање. Продуктивноста не е алатка што ја купувате ниту часови што ги додавате. Таа е рамнотежа на три работи - процеси, технологија и луѓе - и функционираат само по тој редослед. Еве зошто вообичаените совети пропаѓаат и што да се прави наместо тоа.

Зошто вообичаените совети пропаѓаат

Општите совети за продуктивност гаѓаат симптоми. „Купи го овој софтвер.“ „Пробај го овој метод.“ „Натерај го тимот да прави повеќе.“ Изгледа како напредок зашто направивте нешто. Но ако основната работа е нејасна - никој не е сигурен кој за што одговара, ниту како треба да тече една задача - новата алатка само ви дозволува да го правите хаосот побрзо. Го автоматизиравте нередот, не го отстранивте.

Тоа е стапицата во која малите компании паѓаат одново и одново: посегнуваат по технологија или труд пред да ја определат самата работа. Решението не е повеќе алатки ниту повеќе часови. Туку да се стават три работи во вистински редослед.

Чекор 1: Мапирајте ги процесите - пред каков било софтвер

Почетната точка е мапирањето. „Организацијата треба да ги мапира сите свои процеси и да ги стандардизира, за секој вработен точно да знае која му е улогата, како ќе работи и кои се јасно определените цели“, вели Наташа. „Ако процесите се нејасни, работата се одолжува, не се завршува како што треба, се појавуваат грешки и продуктивноста паѓа.“

Ова е непривлечниот чекор што сите сакаат да го прескокнат, а тој е чекорот што навистина носи резултат. Кога текот на работата е запишан и стандардизиран, луѓето престануваат да импровизираат, престануваат да се дуплираат меѓу себе и престануваат да испуштаат работи во празнините меѓу улогите. Тоа е истата дисциплина што ја поминавме во документирање на вашите први 20 процеси.

Прв потег: Изберете го вашиот единствен најважен процес - оној најблиску до приходот - и мапирајте го од почеток до крај. Кој што прави, по кој редослед, до кој стандард. Сè уште не купувајте ништо.

Чекор 2: Потоа додајте технологија - за да го автоматизирате она што сега е јасно

Дури откако процесот е мапиран и стандардизиран, технологијата го заслужува своето место. Сега алатката има нешто цврсто за автоматизирање: определен тек што може да се направи побрз и постабилен, наместо подвижна мета.

А тука веста е добра за малите буџети. „Кога станува збор за финансиски средства, технологијата - особено AI - сега е многу достапна“, посочи Наташа. „Компанијата може често да воведува нови алатки, а тоа не е голем трошок.“ Исклучок се производните средини, кои се посложени: таму раководството мора да одлучи кои елементи се најважни и што прво да се дигитализира за навистина да се видат резултати.

Прв потег: За процесот што штотуку го мапиравте, поставете едно прашање - кој чекор е доволно повторлив и заснован на правила за да се автоматизира? Почнете од таму, не од платформа што ветува дека ќе поправи сè.

Чекор 3: Потоа чекорот со луѓето што сите го прескокнуваат

Тука тивко умираат повеќето трансформации. „Дури и да ја имате најдобрата технологија во компанијата, ако луѓето не знаат да ја користат, сепак имате проблем“, вели Наташа. Третиот чекор е да ги ставите вистинските луѓе на вистинско место и да ги обучите - за алатките и за стандардизираните процеси.

Технологијата не создава продуктивност. Продуктивност создаваат луѓето што ја користат технологијата добро, во рамките на јасен процес. Прескокнете ја обуката и потрошивте пари за тимот да се чувствува побавен.

Прв потег: За секоја алатка што ја воведувате, одвојте време за обука и именувајте сопственик. Алатка што никого не го научиле да ја користи е трошок, не средство.

Каде AI навистина помага - и каде застанува

AI е тема на моментот кога станува збор за продуктивност, па вреди да бидеме прецизни за тоа во што е добар. Во стратегиската работа, придобивките се вистински: „Правиме истражување на пазарот, внатрешна и надворешна анализа - процес што вообичаено одзема многу време“, објасни Наташа. „Со некои алатки со AI, го скративме од неколку дена на неколку часа.“

Но има цврста граница. „Клучно е дека не можеме целосно да се потпреме на AI. На крајот, човекот - врз основа на тие алатки и на сопственото искуство и знаење - мора да одлучи што да примени и како.“ AI ја стеснува претходната работа; просудбата и натаму му припаѓа на човекот. Улогата на вработениот се менува од тоа да го прави истражувањето кон тоа да ги избира вистинските алатки и да одлучи што значи резултатот. Ако се прашувате од каде да почнете, ги мапиравме првите практични места каде едно МСП треба да користи AI.

Зошто ова е поважно сега

Ова не е нешто пожелно. Компаниите на глобалниот пазар се соочуваат со сè поголема конкуренција - особено од земји со пониски трошоци - и со постојан притисок врз цените, а истовремено пазарот бара повисок квалитет и повисоки стандарди. Стиснати сте од двете страни: направи го поевтино и подобро. Единствениот излез е да ги наместите процесите, технологијата и луѓето во вистински редослед, за самата работа да го дава квалитетот што пазарот го очекува. Токму тој притисок е вистинската причина зошто продуктивноста престана да биде изборна.

Што да преземете натаму

Престанете да барате волшебна алатка. Редоследот е целата поента: мапирајте го процесот, стандардизирајте го, потоа автоматизирајте го, потоа обучете ги луѓето. Направете го тоа за еден процес, видете како функционира, па преминете на следниот.

Ако сакате структурирана почетна точка - јасна слика за тоа кои процеси навистина ја влечат надолу вашата продуктивност и по кој редослед да ги средите - токму тоа е она што дијагностиката со Business Pulse е направена да ви го даде, а патеката Build ја претвора таа мапа во стандардизирани, документирани процеси што вашиот тим навистина може да ги води. Подобрувањето на продуктивноста, како што заклучи панелот, се сведува на поставување стратегија и јасни цели и нивно следење во партнерство со луѓето што ја вршат работата - а не купување излез од нејасен процес.