Од проблемот што ни го кажувате до целосен дијагностички извештај: Како работи дијагностиката Business Pulse

Знаете дека нешто во компанијата не функционира. Приходите паѓаат, а не знаете зошто, или тимот е зафатен секој ден, а бројките се исти како минатата година. Можеби извештајот од последниот консултант беше долг и точен, но можеше да биде за која било компанија од вашата улица.

Затоа, пред на некого да му дадете еден месец и пристап до вашите фајлови, сакате да знаете што ќе се случува во тој месец. Еве што прави дијагностиката Business Pulse со проблемот што ни го кажувате, чекор по чекор: што бараме од вас, што правиме со тоа и што добивате на крајот, со по една мала компанија како пример за секој чекор. Така ќе можете сами да ја процените пред да ангажирате кого било, па и нас.

1. Ни кажувате што не е во ред

Сè почнува со разговор со вас и со луѓето што одлучуваат заедно со вас. Најмногу зборувате вие. Ве прашуваме што ви е најголема мака, што мислите дека ја кочи компанијата и во што наскоро планирате да вложите пари.

Она што ќе го кажете го запишуваме со ваши зборови. „Продажбата паѓа затоа што новиот конкурент е поевтин“ останува запишано збор по збор. Повеќето сопственици доаѓаат со една до четири вакви реченици, и секоја станува тврдење што го проверуваме и на кое одговараме во извештајот. Зошто е ова важно, научивме од сопственикот на едно студио за апликации со дваесетина вработени. Дојде со едно прашање: дали една нова понуда со фиксна цена е вистинскиот следен чекор? Нашиот извештај опфати секој оддел што знаевме да го анализираме. Тој го прочита и ни рече дека сето тоа веќе го знае. И беше во право. Поради таа реченица, на првиот состанок главниот збор го имате вие.

Од состанокот излегувате со проблемите запишани со ваши зборови, како список на кој извештајот мора да одговори.

2. Бараме каде во компанијата е одговорот

По состанокот, за секоја реченица одредуваме на кој дел од бизнисот се однесува. „Имаме сè помалку клиенти“ води кон продажбата. „Парите ни стојат заробени на полиците“ води кон залихите и набавката. Така добиваме две до пет области за истражување. Потоа гледаме од што зависи она што ве загрижува: цената зависи од тоа колку ве чини производот, колку наплаќаат конкурентите и колку клиентите се подготвени да платат, па ако ги проверите само трошоците, пропуштате две третини од одговорот. Секоја област ја следиме и низ другите оддели, затоа што проблемот ретко почнува таму каде што се гледа. Загубата настанува меѓу одделите, во делот за кој никој не е задолжен.

Сопственикот на една фирма што дистрибуира LED осветлување и електроматеријал проценуваше дека непродадената стока зафаќа од една петтина до половина од полиците. Кога ја пребројавме стоката, нешто повеќе од една петтина стоеше непродадена година дена или подолго, значи проценката му се покажа точна. Од каде доаѓа тоа, никој во фирмата не можеше да види: набавката нарачуваше она што добавувачот го нудеше, а продажбата никогаш не ѝ кажуваше на набавката што бараат клиентите. Поради истиот начин на набавка, четири од десет производи имаа купувачи, а ги немаше на залиха.

3. Од она во што верувате правиме тврдење што бројките можат да го проверат

За секоја област пишуваме една хипотеза: реченица за тоа што можеби го предизвикува проблемот, напишана така што вашата евиденција може да ја потврди или да ја побие. Пред да отвориме кој било фајл, до неа запишуваме што би ја потврдило, а што би ја побило, за одговорот да дојде од она што ќе го најдеме, а не од она на што некој се надевал. Хипотезата намерно ја пишуваме широко: ако сите проверки во продажбата покажат дека таму е сè во ред, ви кажуваме дека проблемот не е во продажбата и ви покажуваме каде е.

Да земеме еден производител на PVC и алуминиумска столарија, со десетина вработени. Сопственикот сметаше дека стаклото е она што го кочи производството, па планираше да купи нова машина за сечење стакло. Неговиот план го запишавме како тврдење на кое може да одговори неговата евиденција: новата машина ќе му даде на производството капацитет што сега го нема. Според неговата проценка, машината што ја имаше работеше околу една третина од времето. Што покажаа неговите нарачки, ќе прочитате во седмиот чекор.

4. Одлучуваме што треба да дознаеме

Хипотезата е претпоставка за тоа што би можело да биде точно. Истражувачките прашања покажуваат што треба да дознаеме за да провериме дали е така: што ќе видиме во бројките ако тврдењето е точно, а што ако не е? Одговорот на секое прашање го бараме во вашата евиденција, во нашето истражување надвор од компанијата или и на двете места. Пред да побараме кој било фајл, ви ги покажуваме прашањата, а вие прецртувате што не е важно и додавате што сме пропуштиле.

Еден сопственик забележа дека растот му се забавува откако на пазарот влезе поевтин конкурент, и нè праша дали причината е конкурентот. Тоа беа две прашања: што се случило со неговите клиенти, на што можеше да одговори неговата евиденција, и колку наплаќа конкурентот, а тоа можеше да се дознае само надвор од компанијата. Прво одговори евиденцијата: два од секои пет клиенти никогаш не се вратиле. Тој нè беше упатил кон конкурентот, а одговорот беше во неговите сопствени фактури.

5. Составуваме список на она што ни треба од вас

За секое истражувачко прашање ни треба нешто: извештај за продажбата од вашиот систем, список на залихите, пресметка на платите или еден час со вас. Добивате еден список на она што ни треба, и секоја ставка е поврзана со своето прашање. Вие ни праќате што имате, во рок од првите пет работни дена. Ако бројките ви се во апликација за достава или во програмата за каса, ни давате пристап, а извештаите ги вадиме сами. Ве прашуваме само еднаш, за конкретни работи, и вечерите ви остануваат слободни.

Тројца партнери водат бистро што продава во локалот и преку две апликации за достава, а нуди и кетеринг. Партнерот што ги води бројките беше искрен со нас и сам рече дека неговата Excel табела не функционира. Со AI ги отворивме апликациите за достава и програмата за каса и ги извадивме извештаите. Нивниот дел беше да ни дадат пристап и да одговорат на неколку прашања. Сега ги имаат сите бројки на едно место, од касата и од двете апликации, и тие се исти секој пат кога ќе ги обработиме фајловите.

6. Ги читаме вашите фајлови и гледаме надвор од компанијата

Го читаме секој фајл што ни го давате, од почеток до крај. Запишуваме само она што помага да се одговори на некое од вашите прашања. Дел од она што го бараме никогаш не стигнува, затоа што не постои, а и тоа е одговор.

Потоа гледаме надвор од компанијата: колку наплаќаат вашите конкуренти и што објавуваат, а кога е потребно, им се јавуваме или купуваме од нив како обични клиенти. Вашите фајлови покажуваат што се случило во компанијата, а само пазарот може да покаже дали тоа се случило само кај вас или кај сите.

Студиото за апликации од првиот чекор продаваше развој на софтвер на други компании, а секој клиент доаѓаше преку партнер или препорака. Кога побаравме податоци за продажбата поделени по тип на клиент, такви немаше. Самото тоа што ги немаше беше одговор: во студиото никој не беше задолжен да го најде следниот клиент, а три клиенти учествуваа со околу 70% во неговата продажба.

7. Извештајот одговара на секое ваше тврдење

Извештајот се враќа на она што ни го кажавте на првиот состанок и одговара на секое тврдење: потврдено, побиено или проблемот е друг, а не оној што го наведовте. До секој одговор стои и причината за проблемот, која често не е во одделот каде што тој се чувствува. И одговорот „не е тоа“ го затвора прашањето: ако табелата покажува дека веќе сте најевтини на пазарот, нема потреба повеќе да се зборува за цената. Секој ред упатува на документот од кој потекнува.

Во третата недела седнуваме со вас и заедно го разгледуваме она што го најдовме. Вие ставате забелешки, а ние коригираме. Потоа заедно со вас го правиме акцискиот план: што да се стабилизира во првите шест месеци, што да се изгради во следните дванаесет и кон што да се насочи компанијата по осумнаесеттиот месец. Извештајот и планот ги добивате во четвртата недела, пред да ги потрошите парите.

Да се вратиме на производителот на столарија од третиот чекор. Тој мислеше дека машината му работи околу една третина од времето. Повеќе од петстотини негови нарачки покажаа најмногу една четвртина. Три четвртини од капацитетот што веќе го имаше стоеја неискористени, па и втора машина ќе стоеше неискористена. Последниот збор за својот план тој им го остави на сопствените бројки.

На крајот имате одговор на сè што ни кажавте, доказите до секој одговор и план што го направивме заедно.

Како сето ова го завршуваме за 30 дена

Го завршуваме за 30 дена затоа што фајловите не ги обработуваме рачно. Секој фајл што ни го давате го чита AI, од почеток до крај, и го брои она што ќе го најде. Еден сопственик ни даде 84 фајлови, друг 580, и секој беше прочитан на ист начин. AI ги пишува и првите нацрти: табелите, првата формулација на секој одговор и извештајот што го добивате на крајот.

AI чита, брои и пишува нацрти. Консултантот ги поставува прашањата и одлучува. Ако згрешиме во прашањата, ќе згрешиме и во податоците, а извештајот ќе одговара на прашање што никогаш не сте го поставиле. Кога два ваши фајлови покажуваат различни бројки, ја проучуваме разликата и доаѓаме кај вас со неа.

Што ни треба од вас во тој месец, ќе прочитате во следниот дел. Бидејќи истите фајлови даваат исти бројки секој пат кога ќе ги обработиме, бројката во вашиот извештај е истата што ќе ја добиеме и при повторна обработка. Тоа е бројката што можете да ја покажете на партнерот или на банката.

Вашиот дел во тој месец

Месецот трае четири недели, а најголемиот дел од работата во нив е наш. Од вас ни требаат првиот состанок, фајловите што веќе ги имате и ни ги праќате во рок од пет работни дена, едно лице за контакт за нашите прашања во текот на работата и состанокот во третата недела. Извештајот и планот се ваши: можете да ги спроведете сами, со нас или со некој друг.

Едно прашање, овој пат за вас

За што планирате да потрошите пари само по интуиција? Извадете ги нарачките или продажбата од минатата година и пребројте ги за да видите дали евиденцијата го покажува она во што верувате. Ако не го покажува, за една вечер сте го направиле она што за производителот на столарија го направија неговите петстотини нарачки, и за тоа не ви требаше никој однадвор.

Деталната проценка за јасност има 30 прашања и ќе ви покаже каде се потпирате на претпоставки, што не гледате и што прво да проверите. А кога ќе сакате она во што верувате да се провери со вашата сопствена евиденција, тоа го прави дијагностиката Business Pulse, за 30 дена.